Політика конфіденційності

1. Загальна інформація

Ця Політика конфіденційності описує, як Psy-notes (далі - «Платформа») збирає, використовує та захищає персональні дані під час використання веб-сайту та сервісів Платформи.

Оператором Платформи є Serhii Antonets, приватна особа (Онтаріо, Канада). Контактні дані наведені в розділі «Контакти».

Платформа призначена для фахівців у сфері ментального здоров’я та надає інструменти для організації практики, ведення записів про зустрічі та управління інформацією про клієнтів.

Використовуючи Платформу, користувачі погоджуються з умовами цієї Політики конфіденційності.

Політика може оновлюватися у зв’язку зі змінами законодавства або функціоналу Платформи.

2. Обробка персональних даних

Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» та, у відповідних випадках, Загального регламенту захисту даних ЄС (GDPR).

3. Ролі в обробці персональних даних

Щодо даних користувачів (реєстрація, налаштування, технічні журнали) Платформа є володільцем персональних даних.

Щодо даних клієнтів фахівців (контактні дані, нотатки, записи, файли) - володільцем є фахівець. Платформа виступає обробником, надаючи технічну інфраструктуру. Клієнти реалізують свої права через відповідного фахівця.

Платформа не перевіряє і не редагує дані, внесені фахівцями. Фахівець несе відповідальність за зміст, точність та законність даних своїх клієнтів.

4. Які дані можуть оброблятися

Дані облікового запису

• ім’я та прізвище
• електронна адреса
• дані облікового запису
• налаштування користувача

Електронна адреса користувача використовується для надсилання транзакційних повідомлень, зокрема підтвердження реєстрації та відновлення паролю.

Дані використання сервісу

• IP-адреса
• інформація про браузер або пристрій
• технічні журнали системи

Дані, введені користувачами Платформи

• профілі клієнтів
• електронна адреса клієнта (необов'язково, вводиться фахівцем)
• записи про зустрічі
• терапевтичні нотатки
• файли або інші матеріали
• послуги
• записи про доходи
• шаблони нотаток

Аудіозаписи сесій, транскрипти та ШІ-обробка

Платформа надає можливість запису терапевтичних сесій з подальшою автоматичною транскрипцією. На основі транскрипту фахівець може за допомогою ШІ згенерувати текст, який зберігається лише у разі, якщо фахівець створить з нього звичайну нотатку. Перед використанням цих функцій фахівець зобов'язаний отримати відповідну згоду клієнта; відповідальність за її отримання покладається на фахівця.

У межах цього функціоналу можуть оброблятися такі дані:

• аудіозаписи терапевтичних сесій
• текстові транскрипти, згенеровані на основі аудіозаписів
• текст, згенерований на основі транскрипту для створення нотатки

Аудіофайли автоматично видаляються після транскрипції. Транскрипти та нотатки зберігаються у зашифрованому вигляді та доступні лише відповідному фахівцю. Для обробки використовується сервіс OpenAI (див. розділ «Постачальники послуг»).

Згода клієнта

Платформа надає фахівцю додатковий інструмент для документування згоди клієнта на обробку персональних даних та на запис сесій. Використання цього інструменту є необов'язковим; обов'язок отримати належну правову підставу для обробки даних у будь-якому разі покладається на фахівця. Якщо клієнт відкликає згоду, він повідомляє про це фахівця; фахівець може зафіксувати відкликання в системі.

Опитувальники

Фахівець може надіслати клієнту опитувальник (наприклад, стандартизовану психологічну шкалу). Клієнт заповнює його самостійно за персональним посиланням. У межах цього функціоналу можуть оброблятися відповіді клієнта та автоматично розраховані результати. Ці дані доступні лише відповідному фахівцю.

Дані бронювання через портал

Платформа надає фахівцям можливість увімкнути публічний портал бронювання, через який клієнти можуть надіслати запит на зустріч. У межах цього функціоналу можуть оброблятися такі дані, надані безпосередньо клієнтом:

• ім'я та прізвище
• електронна адреса
• бажана дата та час зустрічі
• формат зустрічі (онлайн або очно)

Ці дані обробляються виключно з метою забезпечення процесу бронювання та передаються відповідному фахівцю для розгляду.

На порталі бронювання публічно відображаються ім'я та прізвище фахівця.

Сповіщення через Telegram

Фахівець може підключити Telegram-бот Платформи для отримання оперативних сповіщень. У межах цього функціоналу можуть оброблятися:

• дані, потрібні для звʼязку облікового запису фахівця з його чатом у Telegram

Сповіщення містять мінімальну інформацію: ім'я та ініціал прізвища клієнта, час зустрічі. Дані передаються через інфраструктуру Telegram (сервери розташовані за межами ЄС). Підключення є добровільним і може бути вимкнене у будь-який момент.

Електронна адреса клієнта

Фахівець може додати електронну адресу клієнта до профілю (необов'язково). Вона може використовуватися для додавання клієнта як учасника події в Google Calendar, а також для надсилання клієнту опитувальників за ініціативою фахівця. Платформа не використовує цю адресу для власних цілей, зокрема маркетингових.

Експорт календаря

Платформа може генерувати персональне посилання для експорту розкладу до зовнішніх календарних застосунків (Google, Apple, Outlook). Доступ до даних можливий за наявності посилання. Посилання може бути відкликане через налаштування облікового запису.

Підписки на зовнішні календарі

Фахівець може додати посилання на власний зовнішній календар, щоб бачити свою зайнятість у календарі Платформи. Під час синхронізації Платформа зберігає лише часові проміжки подій (початок, кінець, ознака події на весь день) - без назв, описів, учасників чи інших даних подій. Підписку можна видалити у будь-який момент; разом з нею видаляються і синхронізовані дані.

Дані інтеграції з Google Calendar

У разі підключення інтеграції Платформа зберігає дані доступу, надані під час підключення, та відомості про події, створені нею. Платформа має доступ лише до календарів та подій, створених через неї, і не має доступу до решти даних Google-акаунта.

5. Чутливі персональні дані

Дані, введені фахівцями, а також відповіді клієнтів на опитувальники можуть містити чутливу інформацію про стан здоров’я (включаючи транскрипти сесій). Платформа не використовує такі дані для власних цілей та обробляє їх виключно для роботи сервісу.

6. Безпека даних

• захищене з’єднання HTTPS
• контроль доступу до інфраструктури
• обмежений доступ до серверів
• приватні сховища файлів
• шифрування окремих категорій чутливих даних (зокрема транскриптів та терапевтичних нотаток) перед їх збереженням у системі

7. Постачальники послуг

Для забезпечення роботи Платформи можуть використовуватися сторонні постачальники послуг, зокрема:

• хостинг-інфраструктура
• платіжні сервіси
• хмарні сервіси зберігання файлів (Google Cloud Platform)
• сервіси доставки електронної пошти - для надсилання транзакційних листів користувачам та, за ініціативою фахівця, листів клієнтам (опитувальники)
• сервіси моніторингу помилок та технічної діагностики
• Google Calendar - для синхронізації зустрічей з Google Calendar (за умови підключення інтеграції користувачем)
• OpenAI - для транскрипції аудіозаписів сесій та генерації тексту нотаток на основі транскриптів. Згідно з умовами використання OpenAI, дані обробляються виключно для виконання запитів Платформи, не зберігаються після обробки та не використовуються для навчання моделей
• Telegram - для доставки оперативних сповіщень фахівцю (за умови підключення). Передається мінімальна інформація (ініціали клієнта, час зустрічі). Дані можуть оброблятися на серверах Telegram за межами ЄС

Такі постачальники можуть обробляти дані виключно в обсязі, необхідному для надання відповідних технічних послуг Платформі.

8. Де зберігаються дані

Основні дані та файли зберігаються на серверах у Європейському Союзі. Для транскрипції та ШІ-обробки дані тимчасово обробляються на серверах OpenAI у США (без збереження після обробки). Telegram-сповіщення можуть оброблятися на серверах за межами ЄС.

9. Платежі

Для оплати підписки фахівцем Платформа використовує сервіс Stripe. Платформа не зберігає дані платіжних карток - вони обробляються безпосередньо Stripe. Клієнти фахівців не здійснюють платежів через Платформу.

10. Cookies та аналітика

Платформа використовує cookies та подібні технології для забезпечення стабільної роботи сервісу, підвищення безпеки, а також для розуміння того, як відвідувачі використовують сайт, з метою його покращення. Деякі cookies є технічно необхідними для роботи Платформи; аналітичні cookies використовуються для покращення сервісу.

Для керування сторонніми інструментами аналітики та маркетингу Платформа використовує Google Tag Manager.

Технічно необхідні cookies

Ці cookies потрібні для коректної роботи Платформи та не можуть бути вимкнені. До них можуть належати cookies, пов’язані з авторизацією, безпекою сесій, обробкою платежів через Stripe та захистом форм від автоматизованих запитів (наприклад, Google reCAPTCHA).

Аналітичні cookies

На публічних сторінках Платформи використовуються аналітичні інструменти (зокрема Google Analytics) для розуміння того, як відвідувачі взаємодіють із сайтом, та для покращення якості сервісу. Персоналізована реклама на основі цих даних не застосовується.

Маркетингові теги (Meta Pixel)

Маркетингові теги використовуються виключно на публічних сторінках Платформи. Вони допомагають нам оцінювати ефективність рекламних кампаній та залучати нових користувачів. Ці теги не застосовуються у робочому просторі Платформи після входу до особистого кабінету.

Функціональна аналітика в робочому просторі

Усередині робочого простору Платформи ми використовуємо лише технічні інструменти для моніторингу помилок та продуктивності. Такі дані є технічними, не використовуються для рекламних цілей та не містять змісту нотаток або іншої конфіденційної інформації користувачів.

Відмова від аналітики

Якщо ви не бажаєте, щоб аналітичні дані збиралися під час відвідування сайту, скористайтеся розширеннями браузера для блокування трекерів (наприклад, uBlock Origin) або офіційним розширенням Google для відмови від Google Analytics.

11. Дані неповнолітніх

Платформа не призначена для використання неповнолітніми особами безпосередньо.

Фахівець несе відповідальність за дотримання вимог законодавства щодо обробки персональних даних неповнолітніх клієнтів.

12. Термін зберігання даних

Платформа зберігає персональні дані - як дані користувачів, так і дані клієнтів, оброблювані за дорученням фахівця, - протягом часу, необхідного для виконання цілей, викладених у цій Політиці:

Контроль користувача

Ви можете видалити нотатки, профілі клієнтів та інші матеріали у будь-який час. Якщо ви припините використання Платформи, дані залишатимуться до видалення облікового запису за вашим запитом. Автоматичного видалення за бездіяльність не відбувається.

Треті сторони

Окремі сторонні постачальники послуг (наприклад, платіжний процесор Stripe) можуть мати власні політики зберігання даних та юридичні зобов’язання щодо термінів їх зберігання, які ми не контролюємо.

Запити на бронювання

Запити на бронювання, які не були опрацьовані або були відхилені, видаляються через розумний проміжок часу. Підтверджені запити зберігаються разом із відповідним записом про зустріч.

Резервні копії

Після видалення облікового запису дані можуть зберігатися протягом обмеженого часу у резервних копіях системи з технічною метою безпеки.

13. Права користувачів

• отримати доступ до своїх персональних даних
• виправити неточні дані
• вимагати видалення даних
• обмежити обробку у випадках, передбачених законом

Ці права стосуються даних користувачів Платформи. Запити щодо даних клієнтів виконуються через відповідного фахівця як володільця цих даних (див. розділ 3).

14. Контакти

Питання щодо обробки персональних даних та запити щодо реалізації прав: [email protected]

Загальні питання: [email protected]