Політика конфіденційності

1. Загальна інформація

Ця Політика конфіденційності описує, як Psy-notes (далі — «Платформа») збирає, використовує та захищає персональні дані під час використання веб-сайту та сервісів Платформи.

Платформа призначена для фахівців у сфері ментального здоров’я та надає інструменти для організації практики, ведення записів про зустрічі та управління інформацією про клієнтів.

Використовуючи Платформу, користувачі погоджуються з умовами цієї Політики конфіденційності.

Політика може оновлюватися у зв’язку зі змінами законодавства або функціоналу Платформи.

2. Обробка персональних даних

Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» та, у відповідних випадках, Загального регламенту захисту даних ЄС (GDPR).

3. Ролі в обробці персональних даних

Щодо даних користувачів (реєстрація, налаштування, технічні журнали) Платформа є володільцем персональних даних.

Щодо даних клієнтів фахівців (контактні дані, нотатки, записи, файли) — володільцем є фахівець. Платформа виступає обробником, надаючи технічну інфраструктуру. Клієнти реалізують свої права через відповідного фахівця.

Платформа не перевіряє і не редагує дані, внесені фахівцями. Фахівець несе відповідальність за зміст, точність та законність даних своїх клієнтів.

4. Які дані можуть оброблятися

Дані облікового запису

• ім’я та прізвище
• електронна адреса
• дані облікового запису
• налаштування користувача

Електронна адреса користувача використовується для надсилання транзакційних повідомлень, зокрема підтвердження реєстрації та відновлення паролю.

Дані використання сервісу

• IP-адреса
• інформація про браузер або пристрій
• технічні журнали системи

Дані, введені користувачами Платформи

• профілі клієнтів
• електронна адреса клієнта (необов'язково, вводиться фахівцем)
• записи про зустрічі
• терапевтичні нотатки
• файли або інші матеріали
• послуги
• записи про доходи
• шаблони нотаток

Аудіозаписи сесій, транскрипти та ШІ-підсумки

Платформа надає можливість запису терапевтичних сесій з подальшою автоматичною транскрипцією та генерацією ШІ-підсумків. Ці функції доступні лише за умови наявності відповідної згоди клієнта, зафіксованої фахівцем у системі.

У межах цього функціоналу можуть оброблятися такі дані:

• аудіозаписи терапевтичних сесій
• текстові транскрипти, згенеровані на основі аудіозаписів
• ШІ-підсумки сесій, згенеровані на основі транскриптів

Аудіофайли автоматично видаляються після транскрипції. Транскрипти та ШІ-підсумки зберігаються у зашифрованому вигляді та доступні лише відповідному фахівцю. Для обробки використовується сервіс OpenAI (див. розділ «Постачальники послуг»).

Згода клієнта

Платформа дозволяє фахівцю фіксувати згоду клієнта на обробку персональних даних та на запис сесій. Згода може бути відкликана у будь-який момент. Функції запису та ШІ-обробки доступні лише за наявності активної згоди. Відповідальність за отримання згоди покладається на фахівця.

Дані бронювання через портал

Платформа надає фахівцям можливість увімкнути публічний портал бронювання, через який клієнти можуть надіслати запит на зустріч. У межах цього функціоналу можуть оброблятися такі дані, надані безпосередньо клієнтом:

• ім'я та прізвище
• електронна адреса
• бажана дата та час зустрічі
• формат зустрічі (онлайн або очно)

Ці дані обробляються виключно з метою забезпечення процесу бронювання та передаються відповідному фахівцю для розгляду. Фахівець є володільцем цих даних; Платформа виступає обробником.

На порталі бронювання публічно відображаються ім'я та прізвище фахівця.

Сповіщення через Telegram

Фахівець може підключити Telegram-бот Платформи для отримання оперативних сповіщень. У межах цього функціоналу можуть оброблятися:

• ідентифікатор чату Telegram (зберігається в обліковому записі фахівця)
• одноразовий токен запрошення (дійсний протягом 1 години)

Сповіщення містять мінімальну інформацію: ім'я та ініціал прізвища клієнта, час зустрічі. Дані передаються через інфраструктуру Telegram (сервери розташовані за межами ЄС). Підключення є добровільним і може бути вимкнене у будь-який момент.

Електронна адреса клієнта

Фахівець може додати електронну адресу клієнта до профілю (необов'язково). Вона може використовуватися для додавання клієнта як учасника події в Google Calendar. Платформа не використовує цю адресу для власних цілей.

iCal-фід

Платформа може генерувати персональну URL-адресу iCal-фіду для підключення розкладу до зовнішніх календарних застосунків. Доступ до даних можливий за наявності посилання. Токен може бути відкликаний через налаштування облікового запису.

Дані інтеграції з Google Calendar

У разі підключення інтеграції Платформа зберігає токени авторизації та ідентифікатори подій, створених через Платформу. Платформа має доступ лише до календарів та подій, створених нею, і не має доступу до існуючих даних Google-акаунта.

5. Чутливі персональні дані

Дані, введені фахівцями, можуть містити чутливу інформацію про стан здоров’я (включаючи транскрипти та ШІ-підсумки сесій). Платформа не використовує такі дані для власних цілей та обробляє їх виключно для роботи сервісу.

6. Безпека даних

• захищене з’єднання HTTPS
• контроль доступу до інфраструктури
• обмежений доступ до серверів
• приватні сховища файлів
• шифрування чутливих даних перед їх збереженням у системі

7. Постачальники послуг

Для забезпечення роботи Платформи можуть використовуватися сторонні постачальники послуг, зокрема:

• хостинг-інфраструктура
• платіжні сервіси
• хмарні сервіси зберігання файлів (Google Cloud Platform)
• сервіси моніторингу помилок та технічної діагностики
• Google Calendar API — для синхронізації зустрічей з Google Calendar (за умови підключення інтеграції користувачем)
• OpenAI API — для транскрипції аудіозаписів сесій та генерації AI-підсумків. OpenAI обробляє дані виключно для виконання запитів Платформи, не зберігає передані дані після обробки та не використовує їх для навчання моделей
• Telegram Bot API — для доставки оперативних сповіщень фахівцю (за умови підключення). Передається мінімальна інформація (ініціали клієнта, час зустрічі). Дані можуть оброблятися на серверах Telegram за межами ЄС

Такі постачальники можуть обробляти дані виключно в обсязі, необхідному для надання відповідних технічних послуг Платформі.

8. Де зберігаються дані

Основні дані та файли зберігаються на серверах у Європейському Союзі. Для транскрипції та ШІ-підсумків дані тимчасово обробляються на серверах OpenAI у США (без збереження після обробки). Telegram-сповіщення можуть оброблятися на серверах за межами ЄС.

9. Платежі

Для оплати підписки фахівцем Платформа використовує сервіс Stripe. Платформа не зберігає дані платіжних карток — вони обробляються безпосередньо Stripe. Клієнти фахівців не здійснюють платежів через Платформу.

10. Cookies та аналітика

Платформа використовує cookies та подібні технології для забезпечення стабільної роботи сервісу, підвищення безпеки, а також для розуміння того, як відвідувачі використовують сайт, з метою його покращення. Деякі cookies є технічно необхідними для роботи Платформи; аналітичні cookies використовуються для покращення сервісу.

Для керування сторонніми інструментами аналітики та маркетингу Платформа використовує Google Tag Manager.

Технічно необхідні cookies

Ці cookies потрібні для коректної роботи Платформи та не можуть бути вимкнені. До них можуть належати cookies, пов’язані з авторизацією, безпекою сесій, обробкою платежів через Stripe та захистом форм від автоматизованих запитів (наприклад, Google reCAPTCHA).

Аналітичні cookies

На публічних сторінках Платформи використовуються аналітичні інструменти (зокрема Google Analytics) для розуміння того, як відвідувачі взаємодіють із сайтом, та для покращення якості сервісу. Персоналізована реклама на основі цих даних не застосовується.

Маркетингові теги (Meta Pixel)

Маркетингові теги використовуються виключно на публічних сторінках Платформи. Вони допомагають нам оцінювати ефективність рекламних кампаній та залучати нових користувачів. Ці теги не застосовуються у робочому просторі Платформи після входу до особистого кабінету.

Функціональна аналітика в робочому просторі

Усередині робочого простору Платформи ми використовуємо лише технічні інструменти для моніторингу помилок та продуктивності. Такі дані є технічними, не використовуються для рекламних цілей та не містять змісту нотаток або іншої конфіденційної інформації користувачів.

Відмова від аналітики

Якщо ви не бажаєте, щоб аналітичні дані збиралися під час відвідування сайту, скористайтеся розширеннями браузера для блокування трекерів (наприклад, uBlock Origin) або офіційним розширенням Google для відмови від Google Analytics.

11. Дані неповнолітніх

Платформа не призначена для використання неповнолітніми особами безпосередньо.

Фахівець несе відповідальність за дотримання вимог законодавства щодо обробки персональних даних неповнолітніх клієнтів.

12. Термін зберігання даних

Ми зберігаємо ваші персональні дані (включаючи інформацію про клієнтів) протягом часу, необхідного для виконання цілей, викладених у цій Політиці:

Контроль користувача

Ви можете видалити нотатки, профілі клієнтів та інші матеріали у будь-який час. Якщо ви припините використання Платформи, дані залишатимуться до видалення облікового запису за вашим запитом.

Треті сторони

Окремі сторонні постачальники послуг (наприклад, платіжний процесор Stripe) можуть мати власні політики зберігання даних та юридичні зобов’язання щодо термінів їх зберігання, які ми не контролюємо.

Запити на бронювання

Запити на бронювання, які не були опрацьовані або були відхилені, видаляються через розумний проміжок часу. Підтверджені запити зберігаються разом із відповідним записом про зустріч.

Резервні копії

Після видалення облікового запису дані можуть зберігатися протягом обмеженого часу у резервних копіях системи з технічною метою безпеки.

13. Права користувачів

• отримати доступ до своїх персональних даних
• виправити неточні дані
• вимагати видалення даних
• обмежити обробку у випадках, передбачених законом

14. Контакти

privacy@psy-notes.com